La philosophie de Franklin

L’ambiance dans laquelle nous travaillons et la réputation du cabinet Franklin (le « Cabinet ») sont, avec nos expertises, nos actifs les plus précieux.

Dans ce cadre, notre déontologie, notre humanité et la bienveillance dans nos relations de travail sont des éléments essentiels, auxquels nous attachons la plus haute importance.

Il ne suffit pas en effet d’être un bon professionnel pour trouver et avoir sa place au sein de notre Cabinet. Encore faut-il faire preuve de valeurs essentielles qui sont la condition pour que Franklin constitue un cabinet non seulement compétent et respecté, mais également exemplaire et dans lequel il fait bon vivre et travailler.

Principes directeurs

Cette charte Franklin a vocation à aider toute personne du cabinet (associés, collaborateurs, stagiaires et salariés) à agir en conformité avec les lois, règles et réglementations applicables, mais également et au-delà, avec les politiques et normes du Cabinet, qu’elle rappelle. Une annexe distincte, y est par ailleurs jointe, pour traiter des aspects pratiques liés à l’exercice de vos fonctions au Cabinet (communication, feuilles de temps, congés et absences, etc.).

Notre charte s’applique à toute personne travaillant chez Franklin, y compris les fournisseurs et prestataires lorsqu’ils interviennent dans nos locaux et pour tous les principes susceptibles de les concerner dans ce cadre.

En cas de problème ou de sujet lié à l’application de ces règles et principes, n’hésitez pas à contacter l’un des référents identifiés en dernière page (les « Référents »).

Nous respectons la loi.

Nous sommes un cabinet d’avocats. Nous avons l’obligation personnelle et professionnelle de connaître la loi, de l’appliquer et de la respecter.

Nous sommes responsables de nos actes.

Nous sommes responsables, les uns envers les autres, de ce que nous faisons comme de ce que nous ne faisons pas, de la qualité de nos conseils et de nos services, de l’intégrité de nos décisions et de nos actions.

Nous prenons très au sérieux nos responsabilités professionnelles.

En tant que cabinet d’avocats, nous avons l’obligation de comprendre et de respecter les normes d’éthique fixées par les tribunaux, le barreau et les associations professionnelles auxquels nous appartenons.

Nous traitons les autres avec honnêteté et dignité.

Il n’y a pas de place pour les préjugés, la discrimination ou les comportements abusifs dans notre Cabinet.

Nous sommes honnêtes.

Nous entretenons des relations honnêtes avec nos clients, fournisseurs, concurrents et entre nous. Nous n’exerçons pas d’acte de corruption et n’autorisons personne à le faire pour nous.

Nous protégeons les informations qui nous sont confiées.

Des informations sensibles et confidentielles nous sont confiées. Nous devons en préserver la  confidentialité, à la fois par notre discrétion et en utilisant nos technologies pour les protéger de façon conforme aux politiques internes qui sont établies. Nous ne commettons pas de délit d’initié et ne partageons pas les informations confidentielles.

Nous sommes sincères et transparents.

Les mots nous engagent. Nous sommes honnêtes dans nos relations avec nos clients, les uns envers les autres et avec toutes les personnes avec lesquelles nous travaillons. Nous enregistrons de manière fidèle et sincère notre travail et notre temps. Nous facturons conformément aux accords applicables.

Nous agissons de manière responsable.

Nous nous engageons, en tant qu’entreprise citoyenne responsable, à utiliser les ressources de manière respectueuse.

Faire les bons choix, prendre les bonnes décisions et bien se comporter

1. Membres du Cabinet

Diversité et intégration

Nous nous efforçons de cultiver un environnement respectueux et riche qui encourage des personnes différentes à s’épanouir personnellement et professionnellement en tant qu’acteurs de la réussite du Cabinet. Nous ne permettons ni ne tolérons la discrimination sur le lieu de travail, notamment celle qui serait fondée sur la race, la couleur de peau, les croyances, la religion, la nationalité, l’ethnie ou l’origine, l’âge, le sexe, l’identité, l’orientation sexuelle, la situation maritale ou la grossesse.

Cela s’applique aux décisions relatives au recrutement, aux missions, à la rémunération, à la formation, aux promotions et aux décisions de mettre fin à toute collaboration libérale ou à tout contrat de travail.

Harcèlement

Le harcèlement, qu’il soit moral ou sexuel, et les comportements sexistes ne sont tolérés d’aucune manière au sein du Cabinet. Cela s’applique, que la personne harcelée ou que le harceleur soit un membre du Cabinet ou non (client, prestataire ou autre) ou qu’il se produise au sein du Cabinet ou en dehors, notamment par l’intermédiaire des réseaux sociaux.

Comportements inappropriés ou abusifs

Nous ne tolérons pas davantage les comportements inappropriés ou abusifs tels que violence verbale, les brimades, les tentatives d’intimidation, les commentaires désobligeants sur l’apparence physique ou les contacts physiques non désirés.

Environnement de travail sain et sécurisé

Nous nous engageons à préserver un environnement de travail sain et sécurisé dans les locaux. Les comportements dangereux, abusifs ou violents ou la menace de tels comportements sont interdits et ne seront pas tolérés. Cela signifie notamment que :

– nous interdisons strictement la vente, la détention, la distribution ou l’utilisation de substances illicites et le détournement des médicaments sur le lieu de travail,

– il est interdit de travailler sous l’emprise de drogues, d’alcool ou autre substance qui impactent la capacité à travailler en toute sécurité et de manière efficace,

– les armes (notamment les armes à feu) ne sont pas autorisées dans nos locaux.

2 – Clients

Intransigeants sur la qualité

Notre réputation repose sur la qualité de nos avocats et juristes, de nos conseils et de nos services. Cela signifie que les associés (et le cas échéant les collaborateurs) doivent attribuer chaque tâche à la bonne personne, lui donner des instructions claires et suffisantes et la superviser afin de s’assurer qu’elle s’en acquitte correctement.

Partage des connaissances

Les connaissances diverses que nous partageons sont aussi importantes que nos connaissances individuelles. Les clients attendent de nous que nous utilisions ce savoir-faire collectif et partagé.

Le savoir-faire est un actif important du Cabinet. Chaque avocat doit partager son savoir-faire, directement en cas de demande de conseil ou d’assistance, ou indirectement en utilisant les systèmes et processus de gestion des connaissances du Cabinet, dans le respect des règles de fonctionnement du Cabinet concernant notamment les principes de spécialité des différentes équipes. Les associés doivent également savoir faire appel aux connaissances des autres cabinets lorsque les problématiques auxquelles ils sont confrontés dépassent leur expérience ou leurs connaissances.

Saisie du temps et facturation

Nous avons l’obligation professionnelle et contractuelle de fournir à nos clients des rapports fidèles et sincères sur le travail que nous réalisons et, si nécessaire, sur le temps que nous passons sur leurs dossiers.

Divertissements et cadeaux d’entreprise

Nos principes nous encouragent à connaitre nos clients personnellement ; mais nous devons garder à l’esprit que les relations clients demeurent des relations professionnelles et que certaines limites ne doivent pas être franchies.

Nous devons ainsi être particulièrement vigilants et ne pas offrir, donner, demander ni accepter des cadeaux, divertissements ou autres avantages similaires dans le but d’obtenir ou de conserver un dossier ou d’influencer indument les décisions ou les activités professionnelles du client ou notre propre comportement.

Les cadeaux d’entreprise ne sont pas considérés comme de la corruption dès lors que :

– le cadeau a une valeur appropriée et est conforme aux lois applicables ;

– il respecte les politiques du bénéficiaire ;

– il est dûment approuvé et déclaré comme tel aux services du Cabinet.

Investissements dans des sociétés clientes

Les associés, les collaborateurs et les salariés s’interdisent d’investir dans la société, une filiale ou une société affiliée d’un client (sauf par le biais d’actions ou de titres d’une société cotée en bourse dans certaines conditions) sans en informer et obtenir l’accord préalable du Cabinet.

Prévention du blanchiment d’argent

Nous ne participons pas, et n’aidons pas les clients à participer à des activités de blanchiment d’argent.

Si vous pensez qu’un client, un fournisseur ou qui que ce soit en relation avec le Cabinet puisse être impliqué dans des activités de blanchiment d’argent, signalez-le immédiatement à un associé du Cabinet ou à un Référent.

Délit d’initié

Le délit d’initié est contraire aux politiques et obligations éthiques du Cabinet et à la loi. Les associés, collaborateurs et salariés s’interdisent d’utiliser toute information « importante » et « non-publique » acquise par l’intermédiaire de tiers au sein du Cabinet, ou lors d’un contact avec des clients ou qui que ce soit avec qui nous collaborons lorsque nous travaillons avec des clients, fournisseurs ou partenaires commerciaux, dans le but d’acheter ou de vendre des titres (actions, obligations, options, etc.).

Une information est considérée comme « importante » si un investisseur raisonnable la considérerait comme telle pour prendre sa décision d’acheter, de vendre ou de conserver une action ou autre titre. Une information « non publique » désigne une information qui n’est pas encore divulguée ou assimilée par le public. Parmi les exemples d’information non publique potentiellement importante, il y a :

– les chiffres commerciaux non publiés ;

– les fusions ou acquisitions en cours ;

– les estimations des bénéfices ;

– les conflits sociaux qui pourraient impacter les opérations ;

– le lancement d’un nouveau produit ou service ; et

– les changements de personnel aux postes importants.

Cette politique interdit également le « renseignement » (ou « tipping »), c’est-à-dire la communication d’informations importantes non publiques à une autre personne pour que cette dernière échange des titres à son profit sur la base desdites informations.

3 – Relations avec les tiers

Évitons les conflits d’intérêts

Nous devons éviter tout investissement, intérêt ou association qui interfère avec l’exercice indépendant de notre jugement personnel et de nos obligations professionnelles, au mieux des intérêts du Cabinet et de ses clients.

En ce qui concerne les fournisseurs, nous n’acceptons aucun cadeau ou divertissement (autre que mineur) offert par les fournisseurs et ne favorisons pas les relations à des fins de profit personnel.

Nous ne travaillons pas, pour le compte du Cabinet, avec un membre de notre famille et n’avons pas d’intérêt financier dans une société fournissant des services au Cabinet, sauf si la transaction est déclarée auprès du Cabinet et approuvée par lui.

Respectons les lois sur la lutte contre la corruption

Nous devons respecter les lois sur la lutte contre la corruption, qui s’appliquent notamment aux autorités publiques et aux fonctionnaires et qui couvrent également nos relations avec les clients et fournisseurs, ainsi qu’avec les tiers qui interviennent pour notre compte.

4 – Informations et données

Protection des informations confidentielles

En tant qu’avocats, nous avons connaissance d’informations confidentielles sensibles. La confiance que nos clients nous accordent se fonde sur le fait qu’ils savent que nous pouvons préserver et que nous préserverons la confidentialité des informations concernées qu’ils partagent avec nous.

Il nous incombe de protéger et de préserver la confidentialité des informations des clients et du Cabinet, sauf lorsque leur divulgation est expressément demandée par le Cabinet en vertu des règles de responsabilité professionnelle auxquelles nous sommes soumis ou par détermination de la loi. Cela implique, notamment, que :

– nous devons connaître et appliquer les mesures de sécurité du Cabinet et les procédures de contrôle interne concernant l’utilisation du réseau, des systèmes, applications et équipements du Cabinet;

– nous devons faire preuve de prudence lorsque nous discutons d’informations sensibles par téléphone ou dans des lieux publics (ascenseurs, aéroports, restaurants, trains, bus et avions, toilettes, etc.) ;

– nous devons faire attention à ne pas laisser des documents contenant des informations sensibles à un endroit où une personne non autorisée pourrait les lire, y compris sur nos bureaux ou sur les copieurs. De la même manière, nous devons être prudents lorsque nous utilisons nos ordinateurs portables ou tablettes diverses à des fins professionnelles dans des lieux publics (transports, cafés ou restaurants, etc.) afin que les contenus ne puissent être observés.

Données à caractère personnel

Nous prenons très au sérieux la confidentialité et la sécurité des données personnelles que nous recevons de nos clients, salariés, collaborateurs, fournisseurs et partenaires.

La notice d’information Données personnelles de Franklin jointe en annexe précise en toute transparence le type de données personnelles que nous collectons et traitons pour nos clients, comment nous y procédons, pour quelles finalités, avec qui nous sommes susceptibles de les partager dans le cadre des services que nous fournissons, pour quelle durée nous les conservons ainsi que les droits dont nos clients disposent sur leurs données.

Cette notice d’information est susceptible d’être mise à jour régulièrement et doit être adressée à l’ensemble de nos clients selon la procédure interne définie.

Elle est par ailleurs complétée par d’autres notices d’information relatives aux traitements de données des salaries, collaborateurs, partenaires et fournisseurs du Cabinet ainsi que par des procédures internes permettant d’assurer la conformité pratique du Cabinet.

Pour comprendre et appliquer correctement cet ensemble de règles, cela signifie que nous devons :

– comprendre et respecter les lois et règlements sur la protection des données à caractère personnel ;

– collecter et utiliser les données à caractère personnel uniquement à des fins professionnelles appropriées et dans le strict respect des notices d’information et procédure internes établies ;

– limiter l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes qui en ont besoin et pour les seules finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

– être prudents afin d’empêcher l’accès non autorisé lors du traitement des données à caractère personnel ou la perte accidentelle de données à caractère personnel ;

– informer immédiatement un associé ou Référent si nous avons connaissance d’un accès, utilisation ou traitement non autorisé de données à caractère personnel au sein du Cabinet.

5 – Technologies et communication

Utilisation des systèmes d’information du Cabinet

Nos systèmes d’information doivent être utilisés dans le respect des règles légales et réglementaires, y compris les prescriptions de l’Ordre des Avocats, notamment lorsqu’ils sont utilisés par un membre du Cabinet à des fins autres que celles de l’exercice professionnel.

Si le Cabinet vous a fourni un ordinateur, un téléphone portable ou autre technologie portable, vous devez l’utiliser de manière appropriée, même après vos horaires de travail habituels ou lorsque vous voyagez

Utilisation des médias sociaux

Le Cabinet ne limite pas par principe l’accès aux sites de médias sociaux. Cependant, nous avons des responsabilités légales et éthiques que nous devons respecter lorsque nous utilisons de tels médias. Celles-ci incluent nos obligations de protéger la vie privée, la confidentialité et les intérêts du Cabinet et de ses clients et de ne pas utiliser ces médias d’une manière inappropriée.

A ce titre, aucune communication sur les médias sociaux au nom du Cabinet ou laissant planer le doute sur le fait qu’elle serait réalisée au nom de Cabinet, ne peut avoir lieu sans l’accord préalable et exprès du Cabinet.

Tout post ou discussion à propos des informations confidentielles, commerciales ou exclusives du Cabinet, ou de ses clients, est interdit sauf si vous obtenez l’accord exprès préalable du Cabinet et du client concerné.

Relations avec les médias

Seuls les associés et personnes autorisées par le Cabinet peuvent parler aux médias, répondre à leurs demandes ou interagir avec eux pour le compte du Cabinet.

6 – Le monde et notre communauté

Protection de l’environnement

Nous sommes conscients de l’importance du développement durable pour les membres du Cabinet, clients et les communautés dans lesquelles nous vivons et travaillons. Nous attendons de tous les associés, collaborateurs et salariés qu’ils contribuent à nos efforts pour réduire la consommation d’énergie et des ressources naturelles nécessaires à l’exercice de nos activités, pour les réutiliser et les recycler et qu’ils intègrent le développement durable aux stratégies commerciales, aux modèles d’exploitation et aux procédures essentielles du Cabinet.

Service collectif et activités pro bono

Nous encourageons les membres du Cabinet à soutenir les collectivités dans lesquelles nous vivons et travaillons par le biais d’activités bénévoles et caritatives. La participation à des activités caritatives et collectives se fait exclusivement sur la base du volontariat.

Nous nous efforçons d’utiliser nos connaissances juridiques au service des droits des personnes dans le besoin.

Les activités pro bono sont soumises au respect de toutes nos obligations professionnelles et éthiques, y compris notamment en termes de conflits d’intérêts.

Référent et suppléant

En tant que Référents dédiés à la bonne application de la politique, des pratiques et de la déontologie du Cabinet, votre bien-être au sein de notre maison est notre priorité.

La porte de nos bureaux vous est toujours ouverte, pour répondre, dans le respect des principes de discrétion et de délicatesse, à toute question que vous pourriez avoir sur ces sujets ou si vous souhaitez faire remonter des difficultés ou problèmes rencontrés dans l’exercice de votre activité ou dans la vie au Cabinet.

Le Cabinet ne tolère aucun comportement déplacé et traitera avec fermeté tout acte ou comportement répréhensible, que ce soit au regard de la loi ou des valeurs du Cabinet.

N’hésitez donc pas à venir nous voir et faire appel à nous en cas de besoin. Les traitements de données personnelles relatifs et/ou consécutifs aux notifications seront réalisés dans le strict respect de la notice d’information ad hoc et des procédures internes associées.

Bien à vous,